O software de agendamento de salas é desenvolvido para facilitar o processo de reserva de salas de conferência ou de reunião em escritórios e locais de trabalho particularmente compartilhados. O objetivo básico é manter um banco de dados centralizado e acessível para todos os colaboradores de um escritório. Esse banco de dados contém todas as informações sobre as salas de conferência, locais de reunião e salas disponíveis, como o número total de salas disponíveis, o status atual dessas salas (vagas ou ocupadas) a qualquer instante, os slots reservados e disponíveis para facilitar nas próximas solicitações de reserva.

Existem muitos softwares disponíveis no mercado (gratuitos e pagos) que podem ser empregados pelos gerentes, administradores do escritório e recepcionistas. Para garantir que os colaboradores e participantes da reunião tenham o espaço necessário disponível e também possam manter uma verificação precisa do uso de ativos da organização. O software de agendamento de salas introduz a estrutura no local de trabalho e garante um fluxo de trabalho ininterrupto. O sistema de gerenciamento de sala de nível básico pode ser implantado em um ambiente de escritório por conta própria ou pode ser integrado com hardware extra para aumentar a produtividade, como telas exibidas fora das salas de conferência e reunião, mostrando seus usos atuais e futuros,e ainda, permitindo o lançamento de novas reservas.

Por que o software de agendamento de salas é importante.

Eles são usados principalmente para reservar espaços para realizar reuniões de equipe, scrums, chamadas de clientes, sessões individuais e discussões em equipe e, em alguns casos, para reservar áreas especialmente designadas.

O software de agendamento de salas, conforme explicado acima, introduz a estrutura e o formato no local de trabalho e garante que nenhum obstáculo ocorra no decorrer do trabalho. Evita confrontos e eventos infelizes (nenhuma sala de reunião disponível ou reservas duplas se sobrepõem), mantendo um cronograma de disponibilidade de salas em tempo real e atualizado. 

Algumas das principais razões pelas quais o software de reserva de salas é parte integrante de um escritório estão descritas abaixo:

  • Introduz eficiência no local de trabalho.
  • Ajuda a evitar a indisponibilidade de salas de reunião em momentos críticos, especialmente em um escritório / local de trabalho compartilhado.
  • Garante que as salas permaneçam disponíveis em tempos de urgência e requisitos especiais.
  • A maioria dos softwares de agendamento de salas é integrada aos calendários, que oferecem uma visão detalhada aos organizadores e participantes de uma reunião para gerenciar sua programação de acordo.
  • O uso de calendários também fornece aos organizadores uma ideia sobre qual será o horário mais adequado para a reunião a ser agendada, ou seja, quando serão os participantes disponíveis.
  • Os administradores podem revisar o uso de recursos, permitir que apenas usuários autorizados reservem salas e acompanhar as reuniões, durações e informações do escritório.

Roon

O Roon é um softwares de agendamento de salas que pode ser empregado em um escritório/coworking para reservar salas de reunião e conferência. O Roon é extremamente fácil de usar, sistema de gerenciamento de sala que aumenta a eficiência e a capacidade de um escritório, mesclando-se rapidamente no ambiente do escritório e tornando a reserva de uma sala um procedimento contínuo e sem falhas.

Como o Roon é usado?

O Roon é um software de agendamento de salas, ele é um software na nuvem e funciona em qualquer dispositivo, sendo Smartphones, Tablets, Totens e Tvs. 

O software funciona da seguinte maneira:

  • Pode funcionar em qualquer dispositivo e sistema operacional. 
  • Pode ser facilmente integrar com o aplicativo de calendário do Google e do Outlook.
  • A funcionalidade básica é obtida usando as ferramentas do Roon em associação com qualquer site e fornece exibições no dispositivo no local para oferecer informações ativas, em tempo real e precisas sobre disponibilidade de salas e recursos de reserva.
  • É um software de agendamento de sala extremamente leve, e pode ser usado para reservar estações de trabalho.
  • É um software de agendamento de salas modular e parametrizável.
  • O Roon tem integração com outras ferramentas e disponibiliza de uma REST API para novas integrações.

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